Unternehmer müssen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine gewinnmindernde Rückstellung bilden. Fraglich war, ob sich die Höhe auf die Summe der Kosten im zehnjährigen Zeitraum erstreckt oder ob der Jahresaufwand nur mit 5,5 als arithmetisches Mittel der Aufbewahrungszeit zu vervielfachen ist und ob die Kosten für die spätere Vernichtung der Akten berücksichtigt werden darf. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat nun in einem am 6. April 2011 veröffentlichten Urteil entschieden, dass Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen auch die voraussichtlichen Aussonderungsmöglichkeiten berücksichtigen müssen (Az. X R 14/09).
Im zugrunde liegenden Fall betrieb ein bilanzierender Selbstständiger eine Apotheke und erzielte hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildete er im Jahresab-
schluss eine Rückstellung von 10.700 Euro. Er hatte dafür den unstrittigen jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 Euro einfach mit zehn multipliziert.
Die BFH-Richter folgten dem Apotheker nicht und bestätigten die Entscheidung des Finanzgerichts Niedersachsen in der Vorinstanz (Az. 3 K 12371/07). Bei der Bewertung der Rückstellung sei die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Zudem könnten nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sei. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen späterer Jahre ersetzt würden, mithin also kein Stauraum frei werden würde, könne nicht berücksichtigt werden. Der vom Finanzgericht bestätigte Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren ist nicht zu beanstanden. Denn zum jeweiligen Bilanzstichtag müssen die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im arithmetisches Mittel also [(10 + 1) / 2 =] exakt 5,5 Jahre. Für den Apotheker bedeutet dies, dass er pauschal eine Rückstellung von 5.885 Euro bilden kann (1.070 x 5,5). In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Bilanzierende Unternehmer und Freiberufler sind hierzu gesetzlich verpflichtet. Das gilt für alle Unterlagen, solange sie zeitlich aufbewahrungspflichtig sind und betrifft etwa Jahresabschlüsse mit den dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen über zehn Jahre. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht.