Wollen Unternehmer die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung beim Finanzamt geltend machen, muss diese den formalen Anforderungen entsprechen. Enthält sie beispielsweise nur allgemeine Formulierungen, ist dies unzureichend und das Finanzamt erkennt die Vorsteuern wegen mangelhafter Leistungsbeschreibung nicht an. Denn nach einem Urteil des Finanzgerichts Thüringen muss ein Abrechnungspapier Angaben tatsächlicher Art enthalten, welche die Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen. Der Zweck dieser Formalie liegt darin, eine leichtere Überprüfung des vorgenommenen Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger zu gewährleisten (Az. 3 K 633/09). Die Richter listen eine Reihe von Angaben auf, was für eine Leistungsbeschreibung unzulänglich ist. Das gilt beispielsweise bei
Rechnungen ohne Angabe der tätigen Personen, der Einsatztage und der geleisteten Stunden,
fehlende Angaben zu Art oder Umfang der erbrachten Arbeitsleistungen,
Formulierungen wie „Personalgestellung“ oder „Schreibarbeiten“,
Bezugnahme auf eine mündliche Vereinbarung,
Leistungsbeschreibung „technische Beratung und Kontrolle im
Jahr“,
Verweis auf den gesamten Warenbestand als Leistungsbeschreibung,
Angabe „Leistungen nach Absprache ohne Terminangaben“ und ohne weitere eindeutige Beschreibung,
pauschaler Angabe von Beratungsleistung,
Angabe „für Bauarbeiten“, wenn den entsprechenden Abrechnungen nicht einmal ansatzweise zu entnehmen ist, wann und wo die abgerechneten Arbeiten ausgeführt worden sind und um welche Art von Bauarbeiten es sich handelt.
Mangels ausreichender Leistungsbeschreibung besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Dies wird damit begründet, dass die Leistungsbeschreibung häufig Auskunft darüber geben kann, ob die Umsätze für das Unternehmen oder für den privaten Bedarf des Leistungsempfängers und zur Ausführung steuerpflichtiger oder nicht zum Vorsteuerabzug berechtigender Umsätze bestimmt sind. Die Leistungsbeschreibung muss deshalb hinreichend genau sein. Ferner soll vermieden werden, dass Vorsteuern mehrfach für eine Leistung in Anspruch genommen werden. Außerdem werden die Angaben für Verprobungszwecke sowie für Kontrollzwecke benötigt.
Wird eine Rechnung vom Finanzamt wegen lückenhafter Angaben oder nicht eindeutiger Leistungsbeschreibung als fehlerhaft eingestuft, sollten sich betroffene Unternehmer sofort um eine Berichtigung der fehlerhaften Rechnung beim Aussteller bemühen. Je eher das geschieht, umso schneller gibt es die Vorsteuer erstattet.
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